Debit note là gì? Phân biệt Debit note và Credit note từ A-Z

debit note la gi

Debit note là một dạng chứng từ được sử dụng nhiều trong giao dịch thương mại. Vậy Debit note là gì và phân biệt Debit note và Credit note ra sao? Cùng Tài Chính 101 đọc ngay bài viết dưới đây về loại chứng từ này.

Debit note là gì?

Debit note là tên tiếng Anh của giấy báo nợ. Đây là một loại giấy chứng từ được sử dụng phổ biến trong các giao dịch thương mại xuất nhập khẩu. Debit note do nhà cung cấp lập nhằm thông báo đến bên mua về nghĩa vụ thanh toán nợ hay do người mua lập nhằm trả lại hàng hóa.

Debit note cung cấp các thông tin quan trọng cho bên mua về việc thanh toán hóa đơn. Nó có thể là lời nhắc nhở bên mua về các khoản nợ gần đến hạn thanh toán. Với trường hợp trả lại hàng sau khi đã thống nhất giữa bên mua và bên bán, tổng số tiền tín dụng đã giải ngân được đính kèm với hàng mà bên mua trả lại với lý do trả lại hàng hóa đã được bên bán chấp thuận.

Nội dung trong Debit note là gì?

Debit note được sử dụng trong giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp để cung cấp các thông tin liên quan hay nhắc các hóa đơn sắp đến hạn phải thanh toán. 

  • Giao dịch gia hạn tín dụng khi bên bán đã giao hàng nhưng bên mua vẫn chưa thanh toán đơn hàng.
  • Trường hợp trả lại hàng, tổng số tiền tín dụng đã giải ngân kèm cả hàng bị trả lại và lý do trả hàng.
noi dung debit note

Đặc điểm của Debit note

  • Giấy báo nợ được sử dụng trong giao dịch thương mại giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp. Giao dịch phổ biến nhất chính là gia hạn tín dụng.
  • Debit note được xem như chứng từ để xác thực tỷ lệ hoa hồng doanh nghiệp phải trả cho đại lý. Debit note được lập thành 2 bản, 1 bản do doanh nghiệp giữ, bản còn lại do khách hàng giữ.
  • Debit note có vai trò quan trọng, sau khi hàng đã cập bến, phía ngân hàng tiến hành nghiệm thu tiền thông qua  con số được ghi trên chứng từ này.
  • Debit note thường có dạng là thư. Nội dung trong chứng từ có thể sẽ không yêu cầu bên mua thanh toán tiền hóa đơn ngay lập tức nếu debit note được sử dụng nhằm thông báo cho bên mua các khoản nợ sắp tới.

>>> Đáo hạn là gì? Thông tin cần biết về đáo hạn <<<

Các dạng của Debit note

Debit note gồm những form như sau:

  • Debit Note dưới dạng biên lai vận chuyển hàng hóa nhận bởi bên mua được sử dụng phổ biến hiện nay. Đây là loại form dùng khi người mua chưa thanh toán cho đơn hàng và có quyền trả lại hàng khi chất lượng hàng không đáp ứng.
  • Debit Note dưới dạng bưu thiếp được sử dụng nhắc nhở bên mua khoản công nợ sắp tới kỳ hạn thanh toán.

Điều kiện để xuất Debit note

dieu kien xuat debit note
  • Khi làm thủ tục hải quan, phía bên đại lý chọn Debit Note trong mục “HBL Details Add”.
  • Doanh nghiệp phải chủ động thêm vào khoản phải thu khác. Khi làm xong chứng từ dạng file doc, gửi ngay cho đại lý để họ tiến hành làm thủ tục để shipping.

Ý nghĩa quan trọng của Debit note

Debit note là dạng hóa đơn điều chỉnh giá trị, chủ yếu được sử dụng trong mô hình B2B, là mô hình giao dịch giữa hai hoặc nhiều công ty.

Debit Note được phát hành bởi bên nhà cung cấp trong 2 trường hợp sau đây:

  • Đã phát hành hóa đơn thuế gốc nhưng giá trị thuế đã ghi thấp hơn giá trị thực tế cần phải nộp.
  • Đã phát hành hóa đơn thuế gốc nhưng giá trị tính thuế đã tính trong hóa đơn thấp hơn giá trị thuế của thực tế.

>>> Đòn bẩy tài chính là gì? Công thức tính đòn bẩy tài chính <<<

Debit note có phải là chứng từ bắt buộc không?

Giấy báo nợ không phải là loại chứng từ bắt buộc. Đây chỉ là thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn và không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sử dụng Debit note để nhắc nợ.

Các mẫu debit note được sử dụng phổ biến

  • Mẫu Debit note sử dụng trong các công ty xuất nhập khẩu:
mau debit note pho bien
  • Mẫu Debit note sử dụng trong các công ty thương mại hàng hóa:
mau debit note pho bien

Phân biệt Debit note và Credit note

Credit note là gì?

Credit Note là loại chứng từ quan trọng trong các giao dịch thương mại xuất nhập khẩu, ghi lại số tiền mà bên cung cấp hàng hóa cần giao cho người tiêu dùng. Credit Note được xuất khi người mua muốn trả lại hàng khi hàng hóa có lỗi, không giống như trong cam kết. Khi đó, người bán sẽ có trách nhiệm hoàn trả tiền.

Những thông tin cần ghi trong Credit note và Debit note cần chi tiết, rõ ràng, cụ thể:

  • Họ và Tên, địa chỉ, mã số GSTIN của bên nhà cung cấp
  • Bản chất tài liệu
  • Số seri của nhà sản xuất duy nhất cho một năm tài chính
  • Ngày phát hành tài liệu
  • Họ tên, địa chỉ, GSTIN/Số ID duy nhất người nhận (nếu do bên nhận đăng ký).
  • Số seri, ngày phát hành hóa đơn thuế tương ứng (nếu có)
  • Giá trị tính thuế của hàng hóa, thuế suất, số tiền thuế (nếu có)
  • Chữ ký viết hay chữ ký số của bên nhà cung cấp, đại diện ủy quyền.
so sanh debit note va credit note

So sánh credit note và debit note

Credit Note và Debit Note đều là loại hóa đơn điều chỉnh giá trị nhưng ý nghĩa của 2 loại này hoàn toàn khác nhau:

  • Debit Note xuất khi điều chỉnh tăng giá trị của hàng hóa dịch vụ. Bên mua xuất Debit Note yêu cầu bên bán cung cấp Credit Note.
  • Credit Note xuất khi điều chỉnh giảm giá trị của hàng hóa dịch vụ trong hóa đơn. Khi hàng hóa xảy ra lỗi từ bên nhà sản xuất, bên mua có quyền yêu cầu trả lại hàng và hoàn tiền. Credit Note hủy giá trị hóa đơn bên bán đã phát hành trong trước đó.

>>> Vốn chủ sở hữu là gì? Công thức tính vốn chủ sở hữu <<<

Lời kết

Thông qua bài viết này, hy vọng các bạn đọc sẽ hiểu rõ hơn về khái niệm Debit Note, ý nghĩa và các dạng Debit Note được sử dụng khi giao dịch thương mại xuất nhập khẩu. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết này của Tài Chính 101.